LVZ wil de werking van zijn afdelingen stimuleren. Door het frequent versturen van 'LVZ-Vormingsbrieven' willen wij langs deze weg tips en informatie meedelen die van belang zijn voor de vrijwilligers van onze organisatie.

In deze eerste vormingsbrief vindt u tips die het resultaat van een vergadering of meeting kunnen verbeteren.

Veel succes!

Leg alleen een meeting vast wanneer er effectief nood aan is. Dikwijls gebeuren vergaderingen uit gewoonte of uit veiligheid ('er moest maar eens iets te melden zijn'). Vergaderen is zinvol als de groep er belang bij heeft. Belangrijke onderwerpen waarbij niet iedereen van de aanwezigen betrokken is, kunnen beter in onderling overleg gebeuren. Een belangrijke afweging zal dus de keuze van de aanwezigen zijn.

Leg op voorhand een agenda vast. Maak deze bekend aan de personen die het moeten weten zodat ze zich kunnen voorbereiden. Belangrijke gegevens daarbij zijn: de titel van de vergadering, datum-plaats-uur-einduur, genodigden en de agendapunten. Probeer bij elk agendapunt op voorhand wat vorm te geven via korte vraagjes: Wie is verantwoordelijk? Wat is de bedoeling? Hoe kan dit punt worden voorbereid?

Probeer je ook aan de vooraf aangereikte agenda te houden. Zo vermijd je dat een vergadering op drift slaat.

Probeer op tijd te beginnen, ook als nog niet iedereen aanwezig is. Te lang vergaderen is nergens goed voor. Na 75 minuten verdwijnt de concentratie van de deelnemers dan ook als sneeuw voor de zon. Zorg voor voldoende pauzes bij langere vergaderingen.

Afhankelijk van het soort mensen waar je mee vergadert kan je spelen met de timing. Weet je dat je medevergaderaars nogal eens de neiging hebben om oeverloos uit te wijden, plan de meeting dan kort voor de middag of kort voor het eind van de dag. Zijn het mensen die moeite hebben om stipt te zijn, werk dan met een vreemd tijdstip, bijvoorbeeld 17 na het uur. Deze manier van werken zou stiptheid aanwakkeren.

Hou het aantal deelnemers aan de meeting beperkt. Hoe meer volk, hoe meer verschillende visies. Bovendien zullen mensen die niet echt nodig zijn op de meeting alleen maar hun tijd verspillen. Hetzelfde geldt voor jezelf, als je niet echt nodig bent, blijf dan liever weg. Vraag desnoods het verslag op achteraf.

Vermijd dat mensen elkaar gaan herhalen. Stel desnoods iemand aan om de vergadering in goede banen te leiden. Wees zelf kort, bondig en to the point.

Maak er een gewoonte van om aan het eind van de vergadering kort alles samen te vatten en het actieplan te overlopen. Zo weet iedereen bij het buitengaan zeker wie waarmee bezig is. Geef iedereen een kopie mee van de actielijst. Een verslag van de vergadering kan achteraf worden nagestuurd.

Als er notulen zijn gemaakt verspreid deze dan zo snel mogelijk; Op deze manier herinner je mensen eraan wat er tijdens de vergadering is gebeurd en/ of is afgesproken.

Als er opdrachten zijn gegeven moet regelmatig de voortgang hiervan bij de betreffende persoon worden gecontroleerd; wacht niet tot de volgende vergadering om te ontdekken dat iemand zijn of haar opdracht niet heeft voltooid.