Beste zelfstandige ondernemer,
onbetaalde facturen zijn vandaag meer dan ooit een belangrijk probleem. U heeft er allicht ook zelf mee te maken. Nochtans zijn voldoende inkomsten cruciaal om het voortbestaan van uw zaak of bedrijf te verzekeren. Onze juridisch adviseur, advocate Cathy De Waele, geeft u tien eenvoudige tips om onbetaalde facturen te vermijden, en sneller en gemakkelijker aan uw geld te geraken. Veel succes!
Veel zelfstandigen en ondernemers zijn zo druk bezig met hun eigenlijke "activiteit" dat ze weken- of zelfs maandenlang wachten of vergeten om hun facturen te maken en op te sturen. Dan kan je ook niet verwachten dat klanten op tijd betalen! Maak facturen onmiddellijk na levering of uitvoering van een opdracht, of bouw er een vast tijdstip tijdens de dag of week voor in.
U heeft er zelf alle belang bij om onduidelijkheden en latere meningsverschillen te voorkomen. Maak de klant dus op de factuur duidelijk hoeveel tijd hij krijgt om te betalen. Vermeld bij voorkeur de uiterste datum van betaling, in plaats van een betalingstermijn. Dat is duidelijker en eenvoudiger. Geef niet te veel uitstel. Denk er aan dat veel klanten pas betalen na een eerste herinnering.
De algemene verkoops- en betalingsvoorwaarden zijn een belangrijk middel om facturen zo efficiënt mogelijk te innen. Je kan er alles in opnemen over betalingstermijnen, intresten bij niet- of te late betaling, schadebeding, de bevoegdheid van de rechtbank bij een geschil, enz. Vermeld ze duidelijk op uw facturen en ook op uw bestelbons, aangezien uw klant ze moet kennen en aanvaarden wanneer hij de bestelbon ondertekent. Verwijs er eventueel al naar op de voorkant van de factuur.
Op onze website verzamelden wij nog meer aanbevelingen rond algemene voorwaarden.
Een onbetaalde factuur betekent hoe dan ook een tijdelijke derving van financiële middelen voor uw zaak. Wanneer u in de algemene voorwaarden een intrestpercentage opneemt kan dit een compensatie betekenen voor de geleden schade van de laattijdige betaling. Het schrikt slechte betalers ook af. Wees echter behoedzaam met de hoogte van het intrestpercentage. Wanneer een rechter oordeelt dat de intresten buitensporig zijn, kunnen deze nietig worden verklaard of worden herleid tot een lager bedrag.
Aarzel niet om een voorschot te vragen bij de bestelling of de levering, zeker als het om aanzienlijke bedragen gaat. De meeste klanten hebben daar alle begrip voor. Bij volledige contante betaling vooraf of bij levering kan u eventueel een kleine korting in ruil geven. Laat ook de prijsofferte, bestelbon of de leveringsbon door de klant ondertekenen met duidelijke vermelding van de naam van de ondertekenaar. U staat dan sterker in uw schoenen bij eventuele latere betalingsproblemen.
Treed meteen in actie van zodra de betalingsdatum of –termijn door de klant is overtreden. Wanneer u een herinnering verstuurt, kan u dat enkele dagen later laten volgen door een telefoontje met de vraag of de herinnering goed werd ontvangen. Krijgt u echter geen respons, aarzel dan niet en verstuur nog een tweede herinnering. In deze laatste rappel kan u uw voornemen bekend maken tot het nemen van gerechtelijke stappen. Alleen al daardoor zullen veel wanbetalers onmiddellijk betalen.
Hebben uw herinneringen geen resultaat, dan verstuurt u best een aangetekende aanmaning. Het is een allerlaatste waarschuwing voor uw klant om zijn schuld in te lossen en het is een noodzakelijke handeling voor het geval u later juridische stappen gaat zetten. Een aangetekende aanmaning geldt als een juridisch bewijs waarvan uw klant niet kan beweren deze niet ontvangen te hebben.
Soms kan het geen kwaad vooraf te informeren of een klant of een mogelijke klant ,,kredietwaardig'' is. Zeker bij nieuwe klanten, grote bestellingen of leveringen voor zeer grote bedragen kan dit nuttig zijn. Dat zegt niet alles, maar het kan toch een aanwijzing geven over zijn betalingsmogelijkheden. En soms kan het latere problemen voorkomen. Een gespecialiseerd bureau als Graydon kan u deze informatie bezorgen.
Ook de overheden houden zich vaak niet aan de uiterste betalingstermijn. Uit cijfers blijken federale en Vlaamse overheden, provincies en gemeentebesturen zelfs een van de slechtste betalers te zijn. Meld uw problemen met facturen aan de overheid op het meldpunt www.quickonomie.be. De overheid belooft wel haar leven te beteren en trekt 400 miljoen euro uit om facturen sneller te betalen.
LVZ adviseert u in het zoeken naar de beste oplossing en zet u op weg om eventueel langs gerechtelijke weg uw facturen te innen. Contacteer ons bij voorkeur per mail op info@lvz.be om hierover verdere afspraken te maken.