Elektronische btw-aangifte in 10 stappen

Vanaf 1 april 2009 zal elke zelfstandige en kmo die om het kwartaal hun btw-aangifte doen, verplicht zijn om dit elektronisch in te dienen. De nieuwe werkwijze lijkt ideaal voor eenmanszaken en kleine zelfstandigen die zelf de aangifte indienen. In samenspraak met onze raadgever Frank Vermeulen van accountantskantoor 'Vermeulen en Partners' stelden wij 10 stappen op die u wegwijs maken in deze online-procedure.

1. Verplicht
De periodieke aangifte online indienen was al mogelijk maar wordt nu bij wet verplicht. Vanaf 1 april 2009 met betrekking tot de handelingen over het eerste kwartaal 2009, zal dus elk bedrijf op die manier te werk moeten gaan. Deze maatregel was sinds 1 juli 2007 reeds van toepassing voor grote ondernemingen en op 1 januari 2008 volgden de middelgrote ondernemingen. Enkel wie kan bewijzen dat hij niet over de technische mogelijkheid beschikt om de btw op deze manier aan te geven, kan rekenen op een uitzondering (zie punt 9).

2. Wat heb ik nodig?
De federale overheid zorgt ervoor dat de periodieke aangifte op een zeer gebruiksvriendelijke wijze via elektronische weg kan worden ingediend. Het is dan ook voor iedereen die beschikt over een PC en internetaansluiting mogelijk deze handeling zelf uit te voeren. U kan dan op twee manieren te werk gaan: via de elektronische identiteitskaart of met een digitaal certificaat.

3. Aangifte met elektronische identiteitskaart
Het indienen kan via de elektronische identiteitskaart verlopen als u een kaartlezer in huis hebt. De gratis kaartlezersactie voor ondernemingen van Fedict eindigde op 3 april 2009. Een eID-kaartlezer kan je bekomen in een een computerwinkel of op de computerafdeling van een supermarkt.
Meer info over de elektronische identiteitskaart en het installeren van een kaartlezer vindt u hier.

4. Aangifte met een certificaat
Wie als ondernemer niet zelf zijn btw-aangifte doet en dit overlaat aan een medewerker of boekhouder, koopt best een certificaat. Via een digitaal certificaat kan men ondertekenen in naam van de bedrijfsleider. Er bestaan drie soorten digitale certificaten. Voor de online btw-aangifte is een certificaat ‘Klasse 3’ nodig. Drie bedrijven mogen als Certificatie Autoriteit optreden. Bij Certipost, Isabel en Globalsign kan u een certificaat aankopen.

5. Waar online indienen?
De elektronische btw-aangifte verloopt via INTERVAT, een e-servicetoepassing van de FOD Financiën. Om INTERVAT te kunnen gebruiken is geen specifieke software nodig. Via onderstaande link komt u meteen terecht op de webpagina van de FOD Financiën waar u kan kiezen tussen de elektronische identiteitskaart of het certificaat. Om in te loggen dient u dus wel over bovenstaande benodigdheden te beschikken.
Applicatie INTERVAT

6. Type van het document
Nadat u de methode van ondertekening heeft gekozen, zal gevraagd worden welk type document u wil indienen:
- Elektronische aangifte (standaard)
- Klantenlisting
- Intracommunautaire opgave

7. Niets dan voordelen
-U hoeft geen papieren versie van de btw-aangifte meer op te sturen via de post of per drager naar uw plaatselijk bevoegd controlekantoor. Enkel documenten zoals bijvoorbeeld berekeningsdocumenten forfaitairen dient u afzonderlijk naar uw bevoegd btw-controlekantoor te versturen.
-De toepassing is 24 uur op 24, 7 dagen op 7 beschikbaar.
-Bij het invullen van de aangifte gebeuren enkele verificaties, zodat u er zeker van kan zijn dat u een document verstuurt zonder blokkerende fouten die de verwerking zouden beletten.
-U krijgt de zekerheid dat de FOD Financiën uw document daadwerkelijk heeft ontvangen. Daarnaast kan u een ontvangstbewijs voor uzelf in PDF-formaat opslaan op uw PC of printen.
-U kent het exacte tijdstip waarop het document werd ontvangen (van belang voor het aanvragen van terugbetaling of bij de aanrekening van boetes voor laattijdige indiening).
-Tal van boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om de aangifte rechtstreeks door te sturen vanuit de boekhouding via een XML-bestand.
-U kan verschillende documenten in éénmaal doorsturen (tot 999).

8. Veiligheid
De vertrouwelijkheid van uw document wordt gewaarborgd. Alle communicatie tussen uw PC en de website (de server) verloopt gecodeerd, waardoor niemand behalve de verzender en de ontvanger weet wat er verstuurd wordt.

9. Uitzondering
Zonder internetaansluiting zou u deze nieuwsbrief moeilijk kunnen lezen. Toch heeft niet elke zelfstandige een internetabonnement. Enkel wie kan aantonen dat hij niet over de technische mogelijkheid beschikt, kan worden vrijgesteld van de online btw-aangifte. In dat geval dient u dit schriftelijk te melden aan uw plaatselijk btw-controlekantoor. Deze verklaring houdt ook in dat de administratie bij iedere wijziging van deze toestand moet verwittigd worden. Bovendien zal u elk jaar blanco documenten moeten aanvragen bij uw btw-controlekantoor aangezien de btw-plichtige niet meer automatisch wordt bevoorraad.

10. Meer informatie
Wie specifieke vragen heeft over de elektronische btw-aangifte kan terecht bij het contactcenter van de FOD Financiën op het nummer 0257/257 57. Meer informatie kan u ook vinden op de E-services webpagina.
Uiteraard staat ook LVZ steeds klaar voor al uw vragen.